Comptez quinze pour cent d’écart entre les invités qui ont répondu présent et ceux qui seront là le jour même. Ce n’est pas une estimation prudente, c’est ce que nous constatons mariage après mariage.
Sur cent réponses positives, quinze personnes ne viendront pas. Et la plupart vous le diront dans les derniers jours.
Ce que ça vous coûte
Un couvert tourne autour de 200 € : le repas, les boissons, la chaise, la part de gâteau, le couvert loué.
- Un invité seul qui annule : 200 €.
- Un couple : 400 €.
- Un couple et ses deux enfants : 800 €.
- Trois couples : 1 200 €.
Cet argent est déjà engagé. Le traiteur a commandé sur la base du chiffre que vous lui avez donné, et ce chiffre venait de leurs réponses. Vous ne le récupérerez pas, et vous auriez pu le mettre ailleurs.
Pourquoi ils ne s’en rendent pas compte
Disons-le tout de suite : ce n’est presque jamais intentionnel. Les gens n’ont aucune notion de ce que représente l’organisation d’un mariage, donc ils ne mesurent ni les conséquences de leur décision, ni le temps que vous y avez passé.
Leur raisonnement, quand ils annulent, est toujours le même : « il y a déjà cent personnes, ça ne changera rien que nous venions ou pas ». Sauf qu’ils sont deux, peut-être avec des enfants, et que cela fait quatre cents ou huit cents euros.
Personne ne leur a jamais expliqué qu’un couvert se paie à l’avance.
Les raisons qui s’entendent, et les autres
Il y a des excuses parfaitement acceptables, et nous ne portons aucun jugement dessus : un souci de santé, un deuil. Ça arrive, c’est tout, et cela fait partie des quinze pour cent.
Et puis il y a celles qui étaient prévisibles six mois à l’avance. Celui qui appelle la veille pour dire qu’il a finalement prévu des vacances. Celle qui annule parce qu’elle est enceinte de huit mois et ne peut plus se déplacer.
Nous les avons vues et entendues. Au moment du faire-part, décliner était facile. La réponse a pourtant été bien sûr que je serai là, pourquoi je ne serais pas là ? Tu savais que tu étais enceinte il y a six mois. Tu savais que tu voudrais partir en vacances.
Le dimanche, le plus fréquent de tous
Si vous prévoyez un brunch le lendemain, préparez-vous à celui-ci, parce qu’il est vraiment courant.
On était fatigués, du coup on s’est dit qu’on allait rentrer direct.
Et pourtant, le samedi soir, ces mêmes personnes sont parties de la soirée en vous disant au revoir, sans vous prévenir qu’elles ne seraient pas là le lendemain. Vous l’apprenez le dimanche matin, devant les viennoiseries.
Le brunch du dimanche n’est pas gratuit. Ce n’est pas le jour J, mais il est commandé, livré et payé sur la base des réponses reçues.
Ne pensez pas que votre mariage sera différent.
Comment on l’absorbe, concrètement
On ne supprime pas les quinze pour cent. On fait en sorte qu’ils ne vous coûtent pas davantage que nécessaire.
- Mettez une date limite de réponse sur le faire-part, écrite noir sur blanc, et une date de confirmation ferme un mois avant.
- Relancez un par un, pas par message collectif. C’est fastidieux et c’est ce qui fonctionne. Nous en parlons dans ce qui reste à faire quand les prestataires sont réservés.
- Demandez à votre traiteur sa date limite de modification du nombre de couverts, et notez-la. C’est souvent plus tôt qu’on ne l’imagine.
- Confirmez le brunch séparément, avec les personnes concernées, le vendredi. Pas en même temps que le mariage.
- Ne commencez pas le plan de table avant d’avoir le chiffre définitif. C’est tout le propos de notre méthode.
Et le jour venu, ne gardez pas de rancune. Un mariage demande un investissement financier, du temps, de l’organisation et de l’énergie. Vos invités, eux, voient une belle journée à laquelle on les a conviés. Ce décalage est normal, et il n’est pas de leur faute.
Prévoyez-le simplement dans le chiffre que vous donnez au traiteur.